Profil Perusahaan
PT. Prakarsa Alam Segar yang
beralamat di Jalan Raya Kaliabang Bungur RT 001 RW 001 kelurahan Pejuang,
kecamatan Medan Satria Kota Bekasi Jawa Barat 17131 Telp : (021) 88872348 Fax :
(021) 88976676. Jenis produksi nya Mie Instan (Mie Seddap),
dengan jumlah karyawan perempuan sebanyak 2672 orang, jumlah
karyawan laki – laki sebanyak 2511 orang, total keseluruhan karyawan 5183
orang. Dengan line yang berproduksi sebanyak 16 line dengan kapasitas produksi
220.000 Dus / hari. Daerah pemasaran yaitu : Pulau Jawa, Sumatra dan Ekspor.
PT. Prakarsa Alam Segar mempunyai kebijakan halal yakni mempunyai itikad hanya
membuat produk – produk yang bermutu dan halal dikonsumsi oleh manusia / umat
islam, oleh karenannya PT. Prakarsa Alam Segar senantiasa hanya menggunakan
bahan baku, alat produksi, proses produksi, penyajian, penggudangan,
transportasi yang dinyatakan halal menurut syariat agama islam. Kebijakan
keamanan pangan yang diterapkan PT. Prakarsa Alam Segar yaitu PT. Prakarsa Alam
Segar memastikan produk makanannya berqualitas, aman, alami, sehat,
bergizi dengan menerapkan ISO 22000 secara efektif. Adapun sistem
management PT.Prakarsa Alam Segar terdiri dari:
1. ISO 22000 (Keamanan Pangan).
2. SJH (Sistem Jaminan Halal).
3. ISO 9001 (Sistem Management Mutu / Qualitas).
4. ISO 14001 (Sistem Management Lingkungan) & OHSAS 18001
(Keselamatan, kesehatan Kerja).
5. 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).
Visi Perusahaan
PT. Prakarsa Alam Segar mempunyai
visi membantu semua lapisan masyarakat untuk mendapatkan makanan bermutu dan
hidup lebih baik (helping all levels sociaty to eat and live better).
Misi Perusahaan
Misi PT. Prakarsa Alam Segar yakni
menjadi perusahaan makanan Indonesia yang terkemuka dan terpercaya.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Departemen
Warehouse PT. Prakarsa Alam Segar adalah sbb:
Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Prakarsa Alam Segar
Warehouse
atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi
atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang
dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang
dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas
pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse
agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai
perencanaan.
Manajemen logistik dan Pergudangan memegang peran yang
sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di
gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun
produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat
berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan. Inventory
adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan
usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses
produksi. Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan
biasanya inventory merupakan bagian yang besar dari total asset.
Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory
biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.
Tujuan dasar dari inventory adalah
memisahkan antara permintaan dan penawaran. Inventory bertugas sebagai
penyangga/perantara antara :
·
Permintaan dan penawaran
·
Permintaan pelanggan dan barang jadi
·
Barang jadi dan ketersediaan
komponen
·
Persyaratan untuk suatu operasi dan
output dari operasi sebelumnya
·
Bagian dan material untuk memulai
produksi dan persediaan material
Manajemen
inventory adalah suatu sistem yang bertanggung
jawab untuk merencanakan dan mengawasi inventory mulai dari tahap raw material
sampai ke pelanggan. Agar suatu badan usaha memperoleh keuntungan yang
optimum maka manajemen inventory harus bertujuan sebagai berikut :
·
Pelayanan pelanggan yang maksimal
·
Biaya operasional pabrik yang rendah
·
Investasi inventory yang minimal
Karena inventory disimpan di gudang,
maka secara fisik manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. Dalam
beberapa kasus, inventory mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu.
Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang
berfungsi sebagai pusat distribusi. Untuk itu diperluakan suatu analisa proses
untuk mencari solusi dan penyebab ketidaksesuaian barang yang berpengaruh pada
keuntungan dan performasi gudang itu sendiri. Analisa dilakukan pada tiap
bagian dalam gudang karena untuk menemukan sekecil mungkin penyebab kesalahan
atau penyimpangan prosedur kerja. Setelah melakukan analisa diharapkan dapat
menghasilkan suatu perubahan dan perbaikan dari kesalahan atau penyimpangan
yang terjadi sebelum dilakukan analisa.
Bagian – bagian dalam gudang
tersebut. Bagian – bagian itu akan dibahas satu persatu, yaitu :
Good Receipt / Penerimaan barang
Good receipt atau istilah penerimaan
barang dari Supplier dilakukan oleh admin yang bertugas melakukan penginputan
hasil penerimaan barang dari supplier sesuai laporan dari Pengawas Bongkar.
Data penunjang dari Penerimaan Barang ini berupa :
1.
Memo Perintah Bongkar
2.
Surat Perintah Bongkar
3.
Form Berita Acara Pemeriksaan Tepung
4.FRM-Tally
Sheet
Tujuan bagian tersebut untuk
memastikan bahan baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan
dengan mengutamakan Aspek Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan.
Penerimaan Bahan Baku merupakan tugas dan Tanggung Jawab Pengawas Bongkar,
Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari Informasi Schedulle
Kedatangan bahan baku (Fresh RM, Tepung Lokal / Import, Tapioka dan Premix),
persiapan sumber daya, Scanning Barcode, Good Receipt, dan pembuatan laporan
Penerimaan Bahan Baku.
Dalam hal ini, faktor manusialah
yang berperan besar dalam hal kelancaran dan kesesuaian barang dengan sistem.
Untuk lebih jelasnya proses inbound / penerimaan barang akan digambarkan
dibawah ini :
Gambar 3.
Flowchart Dokumen Kedatangan Tepung
Secara Sytem SAP penerimaan
dilakukan sebagai berikut
:
a. Buka System SAP
b. Masukkan User dan Password lalu
enter
Gambar 4.
Tampilan Menu Login SAP
kemudian tampil layar berikut :
User Manual Inbound Delivery
1. Ketik VL32N atau klik T Code
VL32N – Inbound Delivery
2. Lalu Enter
3. Lalu akan muncul tampilan sebagai
berikut :
4. Masukkan no Inbound Delivery yang
akan kita Good Receipt
5. Lalu enter, kemudian akan muncul
tampilan sebagai berikut :
6. Isi tanggal GR pada Actual GR
Date
7. Cek Material, Delivery Quantity
8. Delivery Quantity dapat diubah
sesuai dengan fisik barang
9. Double Klick pada material, lalu
akan tampil layar sebagai berikut :
Gambar 5.
Tampilan Menu Inbound Delivery
10. Isi Tanggal Best Before
11. Kemudian klick pada POST GOOD
RECEIPT
12. Lalu Save dan kembali dengan
menekan F3
13. untuk melihat melihat no GR
tekan F 7 / Document Flow, lalu muncul
Melihat Stock secara System SAP
Untuk melihat Stock yang ada di
gudang dapat menggunakan Tcode /ZMB52, Berikut caranya :
lalu muncul tampilan berikut :
isi Kode Material, Plant, Sloc. Bila
kita ingin melihat seluruh stock material yang ada di Sloc tertentu kita hanya
mengisi Plant dan Sloc.
Gambar 6.
Tampilan Menu Display Warehouse Stocks of Material
Penyimpanan Bahan Baku
Pada bagian ini bertujuan untuk
memastikan bahan baku yang disimpan sesuai Standart yang sudah ditetapkan.
Penyimpanan Bahan Baku merupakan tugas dan Tanggung Jawab Stock Controller,
Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari informasi jumlah
barang yang diterima, transfer ke dalam gudang, pembuatan dan pengisian kartu
Stock, penyusunan bahan baku, metode penyimpanan dan monitoring bahan baku.
Departemen Warehouse Raw material memiliki
tempat penyimpanan / Storage Location yang banyak, sehingga tiap gedung
penyimpanan memiliki nama yang berbeda secara Sytem, Berikut Nama Storage
Location yang ada di Departemen Warehouse Raw Material :
B00I = Gd G Tepung
B002 = Gd B Premix
B003 = Gd F Premix
B004 = Gd I Premix
B006 = Gd K Garpu
B008 = Gd Bawang
B010 = Gd M Tepung
B011 = Gd L Sambal
Dikarenakan Tempat penyimpanan
sangat banyak maka untuk perpindahan material dari satu tempat ke tempat lain
harus dilakukan transaksi secara system, berikut transaksi untuk memindahkan
Stock ke tempat lain :
Transaksi Transfer Antar Gudang IM (
Misal dari B001/ Gudang G ) ke B010 / Gudang M )
Masukan Tcode ZRW19 lalu klik enter
atau excute
maka akan mucul seperti layar di
bawah ini :
Masukan data sbb :
Plant pengirim wajib di isi 1001
S.Loc Pengirim / gudang pengirim,
sesuai gudang mana yang akan mengirim tidak selalu sama dengan contoh ini
mengunakan B001
Plant Penerima wajib di isi 1001
S.Loc Penerima / gudang penerima,
sesuai gudang mana yang akan menerima tidak selalu sama dengan contoh ini
mengunakan B010
lalu klik enter / excute akan muncul
layar seperti di bawah ini
:
Gambar 8.
Tampilan Menu Form Transfer BS
Yang harus disi :
Beri tanda X pada kolam transfer
Masukan Material ID sesuai dengan
barang yang di transfer contoh tepung Material ID : 20000003
Masukan Bath : 9000133965
Masukan jumlah quantity yang di
tranfer di kolom CASE 5 Zak dan PACK jika satuanya lebih kecil dari Zak
misalkan satuan Kg
Setelah semua material yang akan di
transfer sudah di input semau dan sudah di cek ulang apakah sudah sesuai dan
benar baik quantity dan bathnya.
Lalu klik enter / excute maka akan
di dapat layar sbb :
Jika di dapat layar seperti di atas
ini berarti proses transfer berhasil dan catat documentnya seperti yang tercetak
pada layar di atas Document 4900256695 posted .
Langkah selanjutnya untuk gudang
pengirim harus melakukan langkah di bawah ini untuk mencetak form transfer
barang yang akan di kirim ke gudang penerima
Masukan T Code ZFW06 klik
enter / excute maka akan di dapat layar sbb :
Jika sudah di dapat layar seperti di
atas yang wajib di isi sbb :
Masukan Document post 4900256695
Yang tadi di catat waktu mengirim
material ke gudang penerima
Jika sudah klik enter / excute maka akan muncul
layar seperti di bawah ini
Jika layar di atas sudah di dapat
maka klik enter / tanda excute maka secara otomatis akan mencetak nota
transfer, jika tidak tercetak secara otomatis lakukan langkah sbb
untuk melihat display cetakan yang sudah kita buat di layar monitor.
Gambar 9.
Tampilan Menu Nota Transfer Internal
Pengeluaran Bahan Baku
Tujuan dari bagian ini adalah untuk memastikan
bahan baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan dengan
mengutamakan Aspek Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan.Pengeluaran
Bahan Baku merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman
dan Supervisor mulai dari menerima permintaan bahan baku sesuai reservasi,
melakukan transfer bahan baku, melakukan serah terima dengan departemen tujuan
dan melakukan pencatatan pe
Penanganan barang kembali
Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan
baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Penanganan barang
kembali merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan
Supervisor mulai dari menerima informasi barang kembali, melakukan validasi
fisik barang, melakukan pencatatan pada kartu stock. Memilah barang kembali
sesuai dengan statusnya. Mengidentifikasi dan koordinasi tindakan terhadap
barang kembali yang statusnya rejected dengan departemen terkait.ngeluaran pada kartu stock.
Pengeluaran Fresh RM ke Pemotong
Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan
baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Pengeluaran Fresh RM
merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan
Supervisor mulai dari menerima permintaan pengeluaran bahan segar.
Mempersiapkan bahan segar sesuai dengan permintaan berdasarkan FIFO dan FEFO
sampai dengan mempersiapkan dokumen untuk pengeluarannya.
Metodologi Analisa
Dalam
kegiatan analisa ini peserta menggunakan metode terapan yakni analisa yang
diarahkan atau bertujuan untuk menemukan sebanyak mungkin informasi yang dapat
digunakan untuk memecahkan masalah. Dan juga jenis penelitian Action Research yakni penelitian yang
digunakan untuk menemukan metode kerja yang paling efektif dan efisien.
Analisa Proses
1. Good Receipt / Penerimaan barang
Setelah dilakukan analisa ketidaksesuaian stock bisa
diakibatkan dari proses awal yaitu penerimaan barang masuk. Hal ini bisa
terjadi karena beberapa kesalahan yang terjadi seperti:
- Kesalahan input jumlah barang masuk.
- Fisik barang yang diterima tidak sesuai dengan form tally sheet (salah penulisan).
- Terjadi selisih antara timbangan dengan gudang.
- Variant yang ada di SPB tidak sesuai dengan yang di bawa.
- Quantity SPB tidak sesuai dengan fisiknya.
- Sering terjadi kesalahan dalam nomor kendaraan yang tidak sesuai di BAP kedatangan tepung.
- Kesalahan operator forklift meletakkan barang yang tidak sesuai lokasi.
- Pada saat meletakkan barang ke lokasi terjadi benturan atau barang jatuh dari ketinggian yang menyebabkan barang rusak dan saat memisahkan barang yang rusak tidak melakukan koordinasi kepada bagian stock control tentang jumlah barang yang rusak.
- Pada saat penerimaan barang masuk sering ditemukan barang reject, basah, bocor dan berjamur.
Dari
berbagai sebab diatas yang terdapat pada bagian receiping maka dibuat solusi
mengenai masalah tersebut, antara lain :
1)
Memeriksa dan
memastikan semua dokumen dari setiap barang yang masuk sesuai dengan yang
diinput mengenai jenis barang, jumlah barang per batch, dan suppliernya.
2)
Jika ada barang
rusak yang sedang dipindahkan atau pada saat meletakkan barang operator
forklift menjatuhkan barang atau menemukan barang baik kemasan maupun isinya
yang rusak, harap melaporkan barang tersebut ke bagian stock control guna
pengidentifikasian stock barang.
3)
Pada penerimaan
barang hendaklah memeriksa dokumen dengan seksama untuk mencegah kekeliruan
mengenai jumlah dan jenis produk serta kode produk sehingga kesalahan input
barang tidak terjadi yang berdampak pada stock barang.
4)
Untuk operator
forklift hendaknya meletakkan barang masuk sesuai dengan lokasi yang terdapat
pada putaway. Dan untuk barang yang belum mendapat lokasi hendaknya dipisahkan
dan dikelompokkan dalam 1 (satu) pallet dan diberi identitas yang jelas
mengenai nama barang dan jumlahnya.
2. Penyimpanan Bahan
Baku
Ketidaksesuaiaan dalam penyimpanan bahan baku ke storage location
dari bagian ini, disebabkan oleh beberapa faktor yaitu antara lain :
- FIFO tidak teridentifikasi.
- Dalam 1(satu) lajur penyimpanan tercampur dengan material lain.
- Tidak ada standarisasi penyimpanan per pallet sehingga melebihi kapasitas per palletnya.
- Penyimpanan material tidak sesuai dengan kondisi suhu di gudang.
- Dalam penyimpanan barang kurang memperhatikan jarak antara dinding dengan produk
Dari hasil analisa yang dilakukan pada bagian penyimpanan
bahan baku, maka diperoleh solusi untuk mengurangi ketidaksesuaian dalam
penyimpanan bahan baku yaitu :
1)
Perlu dibuat
standarisasi mengenai kapasitas penyimpanan per pallet, dan lajur dalam
penyimpanan barang.
2)
Perlu dibuat alat
pengukur kelembaban udara, guna mengetahui bahan baku apa saja yang perlu
disimpan di gudang dengan suhu dingin dan suhu yang standar.